MAKALAH
ADMINISTRASI PENDIDIKAN
Tentang
“Administrasi Tata Laksana (Tata Usaha)”
Disusun
oleh:
MUHAMMAD IMAM ASHARI RAMBE
1614040023
Dosen
Pembimbing :
Dra. Nini
JURUSAN
TADRIS MATEMATIKA A
FAKULTAS
TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
IMAM
BONJOL PADANG
1439
H/2018 M
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Administrasi
pendidikan mencakup semua kegiatan yang lazim disebut dengan penataan,
pengaturan, dan pengelolaan pendidikan. Selanjutnya, administrasi pendidikan
mencakup banyak kegiatan yang diklasifikasikan sesuai dengan bagiannya dan satu
diantaranya adalah mengenai tata laksana pendidikan. Tata laksana pendidikan
sering disebut dengan administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan
pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun(menerima), mencatat,
mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang
diperlukan oleh organisasi. Maka dari itu tata laksana bukan hanya meliputi
surat-menyurat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi berwujud warkat.
Selain itu, tata usaha hanya dijadikan sebagai tempat kerja tambahan dalam
badan usaha terutama pada pendidikan. Sebaliknya, tata usaha adalah proses dalam melaksanakan salah satu fungsi
dalam kegiatan-kegiatan pendidikan dengan menyediakan informasi penting dan
diperlukan menjadikan tata usaha bagian yang tak terpisahkan dalam setiap
pekerjaan operatif apapun. Dengan adanya tata usaha akan membantu dalam membuat
keputusan dan tindakan yang tepat dan sekaligus sebagai perantara lembaga
pendidikan dengan masyarakat dengan menyediakan dan melayani
informasi-informasi yang berkaitan dengan pendidikan.
Maka dari
itu, pemakalah akan membahas lebih lanjut, tentang Administrasi Tata Laksana
Pendidikan yang terkandung didalamnya pengertian, ruang lingkup, fungsi,
tujuan, dan perannya.
B. Rumusan
Masalah
1. Apa itu
administrasi tata laksana/tata usaha ?
2. Apa saja
ruang lingkup administrasi tata laksana/tata usaha ?
3. Apa saja
fungsi administrasi tata laksana/tata usaha ?
4. Apa saja tujuan administrasi tata laksana pendidikan ?
5. Apa saja
peran administrasi tata laksana/tata usaha ?
6. Apa saja
standar kompetensi administrasi tata laksana/tata usaha ?
7. Bagaimana jenis-jenis pelaksanaan administrasi tata
laksana/tata usaha ?
8. Bagaimana contoh kegiatan pelaksanaan administrasi
tata laksana/tata usaha ?
C. Tujuan
1. Mengetahui
apa itu administrasi tata laksana/tata usaha.
2. Mengetahui
apa saja ruang lingkup administrasi tata laksana/tata usaha.
3. Mengetahui apa saja tujuan administrasi tata laksana pendidikan.
4. Mengetahui
apa saja fungsi administrasi tata laksana/tata usaha.
5. Mengetahui
apa saja peran administrasi tata laksana/tata usaha.
6. Mengetahui
apa saja standar kompetensi administrasi tata laksana/tata usaha.
7. Mengetahui bagaimana jenis-jenis dan kegiatan
pelaksanaan administrasi tata laksana/tata usaha.
8. Mengetahui bagaimana contoh kegiatan pelaksanaan administrasi
tata laksana/tata usaha.
BAB II
PEMBAHASAN
ADMINISTRASI TATA LAKSANA
A. Pengertian Administrasi
Tata Laksana
Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah
administrasi tata usaha.
Ditinjau dari asal kata tata usaha memiliki dua kata yaitu “ tata” dan “
usaha” .Tata adalah suatu peraturan yang harus diataati, dan usaha ialah suatu
usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. [1]Menurut asal katanya, administrasi adalah berasal dari bahasa latin (Yunani) terdiri
atas Ad yang berarti
kepada, Ministrare yang
berarti melayani, membantu, dan memenuhi. Dari perkataan tersebut terbentuk
kata benda Administratio dan kata sifat Administrativus
yang kemudian dalam Bahasa Inggris disebut dengan Administration. Kata tersebut selanjutnya diterjemahkan dalam Bahasa Indonesia
menjadi Administrasi. Secara bebas dapat diartikan bahwa administrasi itu merupakan
pelayanan atau pengabdian terhadap subjek tertentu. Di Indonesia selain dikenal
dengan istilah Administrasi yang berasal dari Bahasa Inggris dikenal juga
dengan istilah Administratie yang berasal dari Bahasa Belanda.[2]
Sedangkan Tata Usaha adalah segenap
rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan
menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi (The
Liang Gie, 1998).[3]
Administrasi tata laksana/tata usaha
sekolah/pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan
dilaksanakan/diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh, serta membina
kegiatan-kegiatan yang bersifat tulis menulis (clericalwork) di sekolah, agar
PBM semakin efektif dan efisien untuk membantu tercapainya tujuan pendidikan
yang telah ditetapkan. Administrasi tata laksana merupakan serangkaian kegiatan
mencatat, menyimpan, menggandakan, menghimpun, mengolah, dan mengirim
benda-benda tertulis serta warkat yang pada hakikatnya nya menunjang seluruh
garapan administrasi sekolah atau pendidikan.[4]
Menurut
William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The Liang
Gie ( 2000 : 60) pekerjaan kantor atau tata lakana inii pekerjaannya menyangkut
segala usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-warkat dan
pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari.
Tata
usaha adalah kegiatan yang dilakukan meliputi, membantu proses belajar
mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infra
struktur sekolah, keuangan
bekerja di labotarium, perpustakaan dan hubungan masyarakat. Sedangkan menurut Moch. Rifai (1987:51) administrasi tata usaha adalah
salah satu kegiatan administrasi pendidikan sekolah. Dalam bahasa inggris
istilah tata usaha disebut dengan “clerical
work office management or
recording and report
system”, yang mengandung pengertian yaitu kegiatan administrasi pendidikan yang
mengelola pencatatan, pengumpulan, penyimpanan data, dan dokumen, yang dapat di
pergunakan untuk membentuk pimpina dalam pengambilan keputusan, urusan
surat-menyurat, serta laporan mengenai kegiatan sekolah tersebut.
[5]
B. Ruang
Lingkup Administrasi Tata Laksana/Tata Usaha
Pada
hakikatnya, administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk
segala sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan sebagai bahan
keterangan bagi pimpinan. Surat memegang peranan penting dalam organisasi
sekolah karena ternyata tidak hanya befungsi sebagai alat tata usaha, melainkan
juga berfungsi sebagai alat dan buku komunikasi/informasi. Adapun jenis surat
anatara lain:
1.
Surat Dinas
Pada dasarnya membuat
surat sama dengan mengarang karenanya maka semua ketentuan mengenai karangan
dan komposisinya berlaku untuk surat. Ketentuan-ketentuan itu antara lain :
a.
Penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar harus dilakukan.
b.
Gaya bahasa dalam surat hendaknya sederhana, tegas and menarik.
c.
Sejauh mungkin dikurangi penggunaan kata asing, kecuali yang memang
belum ada pada namanya dalam bahasa Indonesia.
2.
Nota dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan antarpejabat
atau unit organisasi di lingkungan intern departemen yang sifatnya
meminta penjelasan dan keputusan.
Tata Usaha adalah segenap
rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan
menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi (The
Liang Gie, 1998). Berdasarkan definisi tersebut, maka TU menurut intinya adalah
tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud enam pola
perbuatan, yaitu:
Menghimpun : yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan
mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau
berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan jika diperlukan.
Mencatat : yaitu kegiatan
membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis-mulis keterangan-keterangan yang
diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
Perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula menyimpan
keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat
didengar, misalnya ”pencatatan” pada pita rekaman.
Mengolah : yaitu bermacam-macam kegiatan menyajikan keteranganketerangan
dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
Mengganda : yaitu kegiatan
memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
Mengirim : yaitu kegiatan
menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
Menyimpan : yaitu kegiatan
menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
Hal atau sasaran yang terkait dengan
enam pola sebagaimana tersebut di atas merupakan informasi. Informasi adalah
pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh melalui pembacaan
dan pengamatan. Informasi ini yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka
pengambilan keputusan. Enam pola kegiatan tersebut merupakan isi dan ruang
lingkup TU.[6]
Menurut Ngalim Purwanto, administrasi tata laksana sekolah meliputi :
1) Organisasi
dan struktur pegawai tata usaha.
2) Otorosasi
dan anggaran belanja keuangan sekolah.
3) Masalah
kepegawaian dan kesejahteraan personel sekolah.
4) Masalah
perlengkapan dan perbekalan.
5) Keuangan dan
pembukuannya.
6) Korespondensi/surat-menyurat.
7) Laporan-laporan
(bulanan, kuartalan, dan tahunan).
8) Masalah
pengangkatan, pemindahan, penempatan, dan pemberhentian pegawai.
9) Pengisian
buku pokok, klapper, rapor, dan sebagainya.[7]
C. Fungsi
Administrasi Tata Laksana/Tata Usaha
Adapun yang menjadi fungsi tata
usaha adalah (1) menghimpun yaitu mengusahakan data atau keterangan yang
diperlukan, (2) mencatat, berupa kegiatan membubuhkan segala sesuatu yang
berkaitan dengan data atau surat menyurat yang ada dalam suatu lembaga, (3)
mengolah, berupa kegiayan menyelesaikan
dan menganalisa serta mengerjakan keterangan, data atau informasi yang
diperlukan oleh lembaga atau organisasi, (4) menggandakan, berupa kegiatan
memperbanyak bahan-bahan yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan, (5) mengirim,
yaitu kegiatan menyampaikan segala sesuatu kepada alamat melalui berbagai cara,
dan (6) menyimpan yaitu kegiatan meletakkan/menaruh, segala sesuatu agar
terjaga keutuhan dan kelestrian data/informasi atau surat-menyurat yang ada.[8]
Staf tata laksana memiliki fungsi
yang sangat esensial. G. Terry (1982) mengemukakan kegiatan staf tata laksana,
yaitu: mengetik, menghitung, memeriksa,
menyimpan, menelepon, menggandakan, mengirim surat dan lain-lain. Mill dan
Standingford (1982) menyebutkan delapan kegiatan staf tata laksana yaitu
menulis surat, membaca, menyalin (menggandakan), menghitung, memeriksa, memilah
atau menggolongkan atau menyatukan, menyimpan dan menyusun indeks, dan
melakukan komunikasi secara lisan dan tertulis. Senada dengan ini, The Lian Gie
berpendapat, bahwa tenaga tata laksana memiliki tiga peranan pokok, yaitu
melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu
organisasi, menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi
itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan membantu
kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Di lingkungan sekolah, staf tata laksana
bersifat multifungsi. Mereka dituntut mampu menjalankan roda sekolah. staf tata
laksana sekolah harus mampu memberikan dukungan secara efektif dan efisien,
terutama berkaitan dengan tugas mereka sebagai: pelaksana urusan persuratan dan
pengarsipan (kesekretariatan), pelaksana urusan kepegawaian (guru dan tenaga
kependidikan lainnya), pelaksana urusan keuangan atau pembiayaan sekolah,
pelaksana urusan kurikulum dan pembelajaran, pelaksana urusan kesiswaan,
pelaksana urusan sarana dan prasarana, pelaksana urusan hubungan sekolah dengan
masyarakat, dan pelaksana tugas lainnya,
Secara operasional tata laksana
sekolah berfungsi membantu administrator atau kepala sekolah dalam
kegiatan-kegiatan administrasi (urusan surat menyurat, ketatausahaan) sekolah
yang berkaitan dengan pembelajaran, kepegawaian baik pendidik maupun tenaga
kependidikan sekolah, mengelola keuangan sekolah, mengelola perlengkapan atau
logistik sekolah, mengelola kesekretariatan dan kesiswaan, mengantarkan surat
ke luar, memelihara dan memperbaiki fasilitas sekolah berupa bangunan,
kelistrikan, dan peralatan praktik dan lain-lain. Jika semua ini dapat berjalan
baik, upaya memenuhi standar layanan kependidikan pada umumnya dan standar
layanan sekolah sesungguhnya merupakan bagian dari delapan standar nasional
pendidikan yaitu standar isi, standar proses, standar kompetensi lulusan,
standar pendidik dan tenaga kependidikan, standar sarana dan prasarana, standar
pengelolaan, standar pembiayaan, dan standar penilaian pendidikan.[9]
Kinerja staf tata laksana dapat
dikatakan baik jika mampu memenuhi standar pelayanan prima. Husaini Usman
(2008) mengemukakan bahwa PELAYANAN PRIMA merupakan singkatan dari:
P = Pantas: tepat
janji dalam mutu, biaya dan waktunya.
E = Empat: memahami
kebutuhan konsumen.
L = Langsung:
responsif, segera dikerjakan dan tidak berbelit-belit.
A = Akurat : tepat
atau teliti, reliabel.
Y = Yakin:
kredibilitas, dapat dipercaya.
A = Aman: risiko
kecil, keraguan kecil.
N = Nyaman:
menyenangkan dan memuaskan.
A = Alat: lengkap dan
modern.
N = Nyata: penampilan
sarana dan prasarana, personalia.
P = Perkataan: sopan
santun, bersahabat, mudah berkomunikasi, mudah dipahami, konsisten dengan
tidakan.
R = Rahasia:
kerahasiaan pelayanan terjamin.
I = Informasi
(penyuluhan, jelas, mudah didengar, dan dipahami, objektif, valid, reliabel,
komprehensif, lengkap, dan mutakhir.
M = Mudah: kesediaan
melayani, mudah dihubungi, mudah ditemui, mudah disuruh.
A = Ahli: dikerjakan
oleh orang yang benar-benar kompeten.[10]
Adapun
fungsi Administrasi Tata Laksana secara umum adalah sebagai berikut :
1. Melayani
pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.
2. Menyediakan
keterangan-keterangan bagi pimpinan oraganisasi untuk membuat keputusan atau
melakukan tindakan yang tepat.
3. Membantu
kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan, karena fungsinya sebagai
pusat ingatan dan sumber ingatan.[11]
D. Tujuan
Administrasi Tata Laksana/Tata Usaha
Secara singkat tujuan administrasi
tata laksana terhadap garapan-garapan administrasi sekolah atau pendidikan adalah sebagai berikut :[12]
1. Terhadap administrasi peserta didik/siswa
Sejak dari kegiatan penerimaan siswa baru, mengisi buku
induk dan buku klaper, penataan siswa dalam kelas, sampai siswa eksit dari sekolah, semuanya
banyak dilakukan kegiatan tulis-menulis yang melancarkan seluruh kegiatan
administrasi siswa.
2. Terhadap administrasi personel
Tidak banyak
berbeda dengan kegiatan administrasi, siswa, maka sejak
pendaftaran/penerimaan pegawai baru, lamaran, pengumpulan berkas-berkas
administratif, pengusulan kenaikan pangkat/jabatan, sampai
pensiunan, dan sebagainya, maka bantuan/tunjangan kegiatan tatalaksana sangat besar demi kelancaran
administrasi.
3.
Terhadap
administrasi kurikulum
Seperti
pembuatan Satuan Pelajaran (SATPEL) merupakan tugas guru sepenuhnya, tetapi
penulisan dan penggandaan nya adalah termasuk kegiatan tatalaksana (tulis menulis). Juga tugas
evaluasi adalah tugas guru, tetapi pengisiannya ke dalam legger dan rapor
adalah tugas tulis-menulis yang bisa dilakukan oleh guru sendiri, tapi dapat
diserahkan kepada tata usaha, dan sebagainya.
4.
Terhadap
administrasi sarana/prasarana
Tugas-tugas perencanaan pengadaan, prakualifikasi, pengadaan,
penyimpanan, dan seterusnya sampai penghapusan adalah tugas administrasi sarana
yang kegiatan-kegiatan pada umumnya lebih banyak ditekankan pada kegiatan
tatalaksana, seperti inventarisasi, penyaluran, pemeliharaan, rehabilitasi, dan
seterusnya.
5.
Terhadap
administrasi anggaran/biaya
Pembuatan
rencana anggaran (budgeting), pembukuan (accounting), serta
pengisian buku kas, mempertanggungjawabkannya, sampai membuat
laporan pertanggungjawaban anggaran/biaya
pendidikan adalah pekerjaan bendaharawan, juru bayar
serta pembantu-pembantunya, tetapi pengetikan daftar gaji, laporan, dan sebagainya
adalah kegiatan tulis-menulis.[13]
6.
Terhadap
administrasi tatalaksana/tata usaha sendiri
Sudah jelas
bahwa segala kegiatan administrasi tata laksana merupakan kegiatan
tulis-menulis (clericalwork), seperti telah diutarakan dimuka tentang kegiatan-kegiatan menerima
surat, mengagenda, memproses, menggandakan, mengarsip, sampai mengirim surat keluar, dan sebagainya
seluruhnya merupakan pekerjaan tulis-menulis juga. (termasuk
pengetikan manual/elektris /komputer).
7.
Terhadap
administrasi organisasi
Kegiatan
pengorganisasian struktural dan tata jenjang memang erat hubungannya dengan
tugas-tugas pembuat kebijakan, namun semuanya itu jelas tidak lepas dari kegiatan kegiatan
tulis-menulis, seperti menggambarkan struktur organisasi di tingkat sekolah, regional
sampaian nasional. Demikian juga organisasi tata jenjang
pendidikan sebagai alat pelaksana kebijakan pendidikan, disebarkan
dengan jasa tatalaksana (tulis-menulis) dan seterusnya.
8.
Terhadap
administrasi hubungan sekolah dengan masyarakat (Husemas)
Pembuatan
program, pelaksanaan program sampai evaluasi program Husemas serta
tindak lanjutnya (follow up) merupakan
tugas administrasi husemas, namun penjabaran kegiatan-kegiatan yang tak dapat dilepas dari
kegiatan kegiatan tulis-menulis, seperti penulisan program, pembuatan dan
pengiriman surat-surat, pembuatan surat izin, dan sebagainya.
9.
Terhadap
supervisi pendidikan
Tidak hanya terhadap ke-8 bidang garapan saja tetapi kepada
kegiatan supervisi pendidikan pun selalu mendapat tunjangan yang tidak sedikit
dari kegiatan tatalaksana. Tiada kegiatan yang tampak ditulis atau diketik, diproses, digandakan, dikirim, dan
sebagainya. Juga pembuatan format format supervisi undangan rapat pengetikan
dan penempelan pengumuman instruksi dan sebagainya. [14]
E. Peranan
Administrasi Tata Laksana/Tata Usaha
Peranan tata usaha dalam organisasi
sangat penting baik tingkat nasional maupun lokal. Tata usaha sangat diperlukan
oleh organisasi dalam rangka mencapai tujuan yang ditargetkan organisasi.
Pengembangan kemampuan TU perlu ditingkatkan dan disesuaikan dengan
perkembangan teknologi informasi. Administrasi
tata laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat, menyimpan, menggandakan,
menghimpun, mengolah, dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat yang pada
hakikatnya nya menunjang seluruh garapan administrasi sekolah atau pendidikan. Peranan administrasi tata laksana/tata
usaha antara lain :
a.
Membantu pelaksanaan pekerjaan pokok dalam setiap organisasi.
b.
Menyediakan keterangan untuk memimpin.
F. Standar
Kompetensi Administrasi Tata Laksana/Tata Usaha
Staf tata laksana harus memiliki
kompetensi tertentu. Keberadaan staf tata laksana sekolah lazimnya disebut tata
usaha sekolah sangat dipentingkan dalam kerangka mendukung proses pembelajaran.
Tugas-tugas dan fungsi staf tata laksana
sekolah di jenjang pendidikan dasar dan menengah idealnya tidak boleh dilakukan
oleh guru SD, SMP, dan SMA, atau sederajat. Pekerjaannya bersifat administratif
yang tunduk pada aturan yang bersifat
khusus, merupakan pekerjaan pelayanan atau kelancaran proses pembelajaran.
Mereka memerlukan kemampuan dan keterampilan yang berbeda dengan kompetensi
yang disyaratkan untuk pendidik.
Seperti dikemukakan oleh Wukir Ragil
(2008), sesuai aturan kepegawaian, tugas staf tata laksana sekolah pada jenjang
pendidikan dasar dan menengah tidak boleh dirangkap oleh tenaga fungsional yang
lain. Keberadaan staf tata usaha merupakan bagian integral dari subsistem lain.
Subsistem tersebut, antara lain meliputi siswa, guru, administrator atau kepala
sekolah, laboran, pustakawan, instruktur, bendahara sekolah, penjaga sekolah,
dan lain-lain. Subsistem ini tidak berada pada konteks yang kosong karena
mereka, baik bersama-sama maupun individual, mendayagunakan buku pelajaran,
kurikulum, masyarakat, kebijakan pemerintah, aturan/tata tertib sekolah, dan
lain-lain.[16]
Seluruh subsistem tersebut sangant
berperan dan saling memengaruhi sehingga proses yang telah pembelajaran dapat
berlangsung sesuai dengan rencana yang telah disusun. Atas dasar itu,
diharapkan tujuan pendidikan dan pembelajaran dapat dicapai dan dampaknya bisa
dirasakan.
Karena keberadaan staf tata usaha
juga sangat penting dalam mencapai tujuan pendidikan, telah ditetapkan
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No. 24 Tahun 2008
Tanggal 11 Juni 2008 tentang Standar Staf Administrasi Sekolah. penentuan
standar ini wajib dipenuhiagar dapat mengimbangi pelayanan yang dilakukan oleh
kepala sekolah, guru, dan staf lainnya bagi terselenggaranya proses pendidikan
dan pembelajaran. Di samping itu, yang tidak kalah penting adalah prinsip fokus
pada penyelarasan kewenangan dan tanggung jawab sebagai kunci peningkatan
kinerja. Tenaga administrasi sekolah di samping memenuhi standar kualifikasi,
juga diperlukan kompetensi untuk mengimbangi kualifikasi dan kompetensi yang
dimiliki oleh guru dan tenaga kependidikan lainnya.
Standar kualifikasi yang harus
dipenuhi meliputi kualifikasi pendidikan dan sertifikat kepala staf tata
laksana sekolah (khusus bagi kepala administrasi staf tata laksana sekolah)
yang masing-masing berbeda untuk setiap jenjang pendidikan. staf tata usaha
paling rendah berpendidikan SMP yaitu bagi tenaga atau petugas layanan khusus
seperti tukang kebun, penjaga sekolah, tenaga kebersihan, pengemudi, dan
pesuruh. Standar kompetensi dimaksud meliputi kepribadian, sosial, teknis, dan
manajerial (khusus untuk kepala staf tata laksan sekolah). Sesuai dengan Peraturan Menteri Pendidikan
Nasional Republik Indonesia No. 24 Tahun 2008 tentang Standar Staf Administrasi
Sekolah, kompetensi yang harus dipenuhi oleh staf tata usaha atau staf
administrasi sekolah disajikan sebagai berikut.
1.
Kompetensi
kepribadian, meliputi memiliki integritas dan akhlak mulia, etos kerja,
pengendalian diri, percaya diri, fleksibilitas, ketelitian, kedisiplinan,
kreatif dan inovatif, tanggung jawab.
2.
Kompetensi
sosial, meliputi kemampuan bekerja dalam tim, pelayanan prima, kesadaran berorganisasi,
berkomunikasi efektif, dan membangun hubungan kerja.
3.
Kompetensi
teknis meliputi kemampuan melaksanakan administrasi kepegawaian, keuangan,
sarana prasarana, hubungan sekolah dengan masyarakat, persuratan dan
pengarsipan, administrasi kesiswaan, dministrasi kurikulum, administrasi
layanan khusus, dan penerapan teknologi informasi dan komunikasi.
4.
Kompetensi
manajerial (khusus bagi kepala staf tata laksana sekolah), meliputi kemampuan
mendukung pengelolaan standar nasional pendidikan, menyusun program dan laporan
kerja, mengorganisasikan staf, mengembangkan staf, mengambil keputusan,
menciptakan iklim kerja yang kondusif, mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya,
membina staf, mengelola konflik, dan menyusun laporan.[17]
Masing-masing kompetensi di atas
perlu dijabarkan dalam subkompetensi yang lebih terperinci agar dapat
dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi dalam setiap jenis dan jabatan
administrasi sekolah/madrasah dalam menunjang proses pembelajaran. Sesuai
dengan fungsi-fungsi manajemen, penjabaran kompetensi dalam sub-sub yang lebih
terperinci ini menggambarkan pembagian tugas dan tanggung jawab sesuai dengan
kemampuan dan tingkat wewenangnya, sehingga sesuai dengan jenis tugas dan
tanggung jawab telah dibagi habis untuk dilaksanakan.
Peraturan Mendiknas 24 Tahun 2008
tersebut memberi kelonggaran kepada penyelenggara sekolah untuk menetapkan
perangkapan jabatan apabila dikehendaki. Hal ini dimungkinkan karena
keterbatasan sumber daya manusia pada setiap sekolah/madrasah. Selain itu,
perangkapan itu dimungkinkan karena pertimbangan keterbatasan finansial.[18]
G. Jenis-jenis
Pelaksanaan Administrasi Tata Laksana/Tata Usaha
Berbagai
ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses
penyelenggaraan di sekolah. Secara terperinci kegiatan yang dibantu
kemudahannya adalah: Administrasi tatalaksana sekolah
meliputi:
a.
Organisasi
dan srtuktur pegawai tata usaha
b.
Otorisasi
dan anggaran belanja sekolah
c.
Kepegawaian
dan kesejahteraan personil sekolah
d.
Perlengkapan
dan perbelakalan
e.
Keuangan
dan pembukuan
f.
Surat-menyurat/korespondensasi
g.
Masalah
pengankatan, pemindahan, penempatan, dan pemberhentian pegawai.
h.
Pengisian
buku pokok, klapper, rapor dan sebagainya.
Adapun
administrasi disekolah antara lain:
1.
Administrasi
guru dan pegawai sekolah meliputi:
a.
Pengankatan
dan penenpatan tenaga guru-guru.
b.
Organisasi
personil guru-guru.
c.
Kesejahteraan
pegawai dan guru-guru.
d.
Rencana
orientasi bagi tenaga guru yang baru.
e.
Kondite
dan penilaian kemajuan guru.
f.
Inservice
taraining dan Up-grading guru-guru.[19]
2.
Administrasi
murid dan siswa meliputi:
a.
Organisasi
dan perkumpulan murid/siswa.
b.
Masalah
kesehatan dan kesejahteraan murid/siswa.
c.
Pengukuran
dan penilaian kemajuan hasil belajar murid/siswa.
d.
Bimbingan
dan penyuluhan bagi murid/siswa.[20]
3.
Supervisi
pengajaran terdiri dari :
a.
Usaha
membangkitkan dan meransang semangat guru-guru dan pegawai tata usaha dalam
menjalankan tugasnya masing-masing dengan sebaik-bainya.
b.
Usah
mengembangkan, mencari dan menggunakan metode-metode baru dalam mengajar dan
belajar yang lebih baik.
c.
Mengusahakan
dan mengembangkan kerjasama yang baik antar guru, murid dan pegawai tata usaha.
d.
Mengusahakan
cara-cara menilai hasil-hasil pendidikan dan pengajaran.
e.
Usaha
mempertinggi mutu dan pengalaman guru-guru.[21]
4.
Pelaksanaan
dan pembinaan kurikulum:
a.
Mempedomani
dan merealisasikan apa yang tercantum dalam kurikulum sekolah yang bersangkutan
dalam usaha mencapai dasar-dasar dan tujuan pendidikan, pengajaran.
b.
Menyusun
dan melaksanakan organisasi kurikulum beserta materi-materi, sumber-sumber,
metode-metode pelaksanaanya, disesuaikan denagn pembaharuan pendidikan dan
pengajaran serta kebutuhan masyarakat dilingkungan sekolah.
c.
Kurikulum
bukanlah merupakan sesuatu yang harus diikuti dan diturut begitu saja dengan
mutlak tanpa perubahan dan penyimpangan sedikitpun.
5.
Pendirian
dan perencanaan bangunan sekolah:
a.
Cara
memilih letak dan menentukan luas tanah yang dibutuhkan.
b.
Mengusahakan
merencanakan dan menggunakan biaya pendirian gedung sekolah.
c.
Menentukan
jumlah sekolah dan lus ruangan-ruangan kelas, kantor, gudang, asrama, lapangan
olahraga, podium, kebun sekolah dan sebgainya.
d.
Cara-cara
penggunaan gedung sekolah dan fasilitas-fasilitas lin secar produktif.
e.
Alat-alat
perlengkapan sekolah dan alat-alat pengajaran yang dibutuhkan.[22]
Kegiatan administrasi pendidikan hendaknya didasarkan pada:
a.
Tujuan
pendidikan dan perkembangan anak didik.
b.
Adanya
koordinasi dalam semua usaha.
c.
Penggunaan
waktu tenaga dan alat secara efektif dan efisien.
d.
Partisipasi
yang luas dalam menentukan program.
e.
Pemindahan
kekuasaan yang sesuai denagn tanggung jawab.
f.
Menghindarkan
kelebihan fungsi. [23]
Menurut
Sergiovanni dan Cerver (1975) ada empat tujuan administrasi antara lain:
a.
Efektivitas
produksi
b.
Efisiensi
c.
Kemampuan
menyesuaikan diri
d.
Kepuasan
kerja
Tujuan dari
administrasi itu sendiri adalah agar semua kegiatan itu mendukung tercapainya
tujuan pendidikan. [24]
H. Contoh
Kegiatan Administrasi Tata Laksana/Tata Usaha
Beberapa kegiatan dari tata laksana
sekolah atau ketatausahaan sekolah yang terpenting adalah :
1.
Surat dinas sekolah dan buku agenda
Semua surat-menyurat yang dilakukan dalam rangka kepentingan
kehidupan dan realisasi program sekolah dapat kita sebut surat dinas. Baik surat
masuk maupun keluar harus di investarisasikan dan
didokumentasikan (dicatat) di sertai arsip-arsip nya. Pencatatan surat-surat biasa menggunakan buku agenda yang perlu dibedakan antara
agenda surat masuk dan agenda surat keluar. Hal-hal yang perlu dicatat dalam
agenda surat masuk ialah :[25]
b)
Nomor
urut surat
c)
Tanggal
terima
d)
Tanggal
dan nomor surat yang diterima
e)
Pihak
pengiriman atau instansi
f)
Pokok
isi surat
g)
Keterangan
Dalam agenda surat keluar yang perlu dicatat ialah :
b)
Nomor
urut surat keluar
c)
Tanggal
surat keluar atau pengiriman
d)
Alamat
surat atau kepada siapa
e)
Pokok
isi surat
f)
Keterangan
Surat dinas perlu disimpan dengan baik (diarsipkan), cara
penyimpanan dapat menggunakan map-map tertentu yang dibedakan atas pokok
persoalannya, misalnya: map surat kepegawaian, map surat
perlengkapan, map surat hubungan dengan masyarakat dan lain-lain.
2.
Buku ekspedisi
Guna buku ekspedisi ialah untuk pembuktian bahwa suatu surat yang
dikirimkan sudah sampai kepada alamatnya atau orang (petugas) yang diserahi
tanggung jawab. Yang perlu dicatat dalam buku ekspedisi adalah :
a. Nomor surat
b. Alamat yang dituju
c. Tanggal penerimaan
d. Tanda tangan dan nama terang penerima
3.
Buku catatan rapat sekolah (notulen)
Rapat sekolah yang biasa disebut rapat dewan guru atau rapat guru perlu
dicatat baik prosesnya maupun hasil atau keputusan yang diambil. Keputusan
rapat adalah landasan berpihak dalam melaksanakan segala sesuatu di sekolah
itu. Berdasarkan materi yang dibicarakan dalam rapat sekolah, maka rapat itu
mungkin disebut :
a. Rapat kenaikan kelas
b. Rapat kelulusan EBTA (ujian)
c. Rapat penerimaan murid baru
d. Rapat pembagian tugas mengajar dan sebagainya
Menurut sifatnya rapat itu mungkin
bersifat rutin dan mungkin insidental. Pencatatan proses dan keputusan rapat
menggunakan sebuah buku yang disebut buku notulen (buku catatan
rapat).[26]
4.
Buku pengumuman
Buku pengumuman dimaksudkan untuk media penyampaian informasi (pemberitahuan) yang terutama
ditujukan kepada para guru. Tentu saja informasi ini datangnya dari kepala
sekolah. Adapun isi pengumuman bermacam-macam yang pada pokoknya selalu
menyangkut masalah pembinaan sekolah. Pengumuman dapat bersifat instruksi. Buku
pengumuman ini lebih tepat dibanding dengan papan pengumuman sebab setiap guru
yang sudah membaca pengumuman tersebut diwajibkan membubuhkan tanda tangannya (sebagai tanda
bahwa ia telah membacanya).
Lain halnya jika Pengumuman itu ditujukan kepada murid dapat
digunakan papan pengumuman. Dalam hal ini buku pengumuman juga bisa dipakai
tetapi seorang petugas sekolah harus ditunjuk untuk membacakannya di setiap
kelas.
5.
Pemeliharaan gedung (bangunan
sekolah)
Pada dasarnya tugas pemeliharaan gedung sekolah, dan lain-lain
yang termasuk prasarana pendidikan adalah menjadi tanggung jawab kepala
sekolah. Dalam pelaksanaannya kepala sekolah dapat mempercayakan kepada
karyawan yang ditunjuk untuk memelihara, dalam arti menjaga dan mengawasi agar
bangunan sekolah itu tetap terawat baik dan bersih, terhindar dari kerusakan
kerusakan. Beberapa faktor bangunan yang penting untuk selalu diperiksa antara
lain :
a. Atap termasuk kerpus
b. Saluran atau talang air
c. Eternit
d. Pintu dan jendela
e. Keadaan lantai dan dinding termasuk cat
f.
Got
saluran air
g. Kamar mandi dan WC sekolah
Agar perawatan atau pemeliharaan itu
intensif, maka perlu diadakan pemeriksaan bangunan secara rutin misalnya 4
bulan sekali. Disamping itu, juga harus ada pemeriksaan sewaktu-waktu secara insidental. Suatu
kesalahan jika perbaikan bangunan sekolah itu dilaksanakan setelah keadaannya
terlanjur parah. Dalam hubungannya dengan proses pendidikan perbaikan bangunan
sekolah hendaknya dilaksanakan tanpa mengganggu jalannya pelajaran, kecuali jika
perbaikan itu bersifat total. [27]
6.
Pemeliharaan halaman sekolah
Pengertian halaman sekolah dapat meliputi pagar sekolah, taman, tempat upacara
sekolah, dan mungkin pula lapangan olahraga milik sekolah. Biasanya setiap
sekolah mempunyai seorang atau 2 orang tukang kebun atau pesuruh yang juga
berstatus sebagai pegawai negeri. Tenaga inilah yang mestinya diserahi tugas
untuk pemeliharaan halaman sekolah itu, di samping
tugas serabutan yang lain termasuk memelihara bangunan. Tentu saja tidak hanya
dialah penanggung jawab pemeliharaan itu, melainkan seluruh warga sekolah
(termasuk) guru harus ikut berpartisipasi dalam usaha pemeliharaan sekolah.
Barangkali yang menjadi persoalan adalah sumber dana untuk pemeliharaan ini.
Untuk itu maka sekolah perlu musyawarahkan nya dengan badan pembantu
penyelenggara pendidikan (BP3).
7.
Pemeliharaan perlengkapan sekolah
Perlengkapan sekolah yang umumnya terdiri atas perabot, alat peraga, alat
laboratorium, buku-buku perpustakaan, dan lain-lain
perlu pemeliharaan atau perawatan agar selalu dapat berfungsi untuk membantu
proses pendidikan. Karena itu seluruh perlengkapan tersebut perlu diperiksa
baik secara periodik maupun insidental agar selalu dapat di ketahui tentang
keadaannya. Apabila terjadi kerusakan kerusakan perlengkapan sekolah dilaporkan
kepada kepala sekolah. Dengan demikian kepala sekolah dapat menentukan sikap
untuk perbaikan atau mengusulkan perbaikan atau mungkin pula mengusulkan ganti
rugi perlengkapan yang rusak tersebut kepada atasan yang berwenang.
8.
Kegiatan manajemen yang di dinding kan
Yang dimaksud dengan kegiatan ini ialah kegiatan pencatatan atau
pendataan yang kemudian hasil pencatatan tersebut dipasang atau ditempel pada
dinding bak dinding kelas maupun dinding kantor guru atau kantor tata usaha
sekolah. Kegiatan semacam ini lebih dikenal dengan manajemen yang di dinding
kan. Dibawah ini kami Kemukakan beberapa hal yang penting untuk di dinding kan
yakni sebagai berikut
a. Data murid untuk tahun ajaran yang berlaku
b. Susunan pengurus OSIS periode tahun tertentu
c. Daftar pengurus kelas
d. Daftar kelompok tugas piket kelas
e. Daftar kelompok belajar[28]
Jika dilihat dari kegiatan
administrasi tatalaksana/tata usaha dapat dipandang secara kuantitatif dan secara kualitatif
-
Secara
kuantitatif, kegiatannya dilihat dari banyak/luas atau
sedikit/sempitnya volume pekerjaannya. Misalnya di TK/SD tidak ada pegawai
TU secara khusus, semuanya menjadi tanggung jawab kepala sekolah dan guru-guru,
sedangkan di SMTP, SMTA, dan perguruan tinggi pegawai TU-nya semakin banyak dengan tugas yang
semakin terperinci pula.
-
Secara
kualitatif, tanpa memandang jenjang sekolahnya luas/sempitnya
kegiatan TU dapat tergantung dari kreativitas para petugas nya. Misalnya
menyediakan format-format, membuat bagan struktur program, poligon, statistik, kartu kendali, dan
sebagainya.[29]
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Administrasi tata laksana/tata usaha
sekolah/pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan/diusahakan
secara sengaja dan bersungguh-sungguh, serta membina kegiatan-kegiatan yang
bersifat tulis menulis (clericalwork) di sekolah, agar PBM semakin efektif dan
efisien untuk membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Administrasi
tata laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat, menyimpan, menggandakan,
menghimpun, mengolah, dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat yang pada
hakikatnya nya menunjang seluruh garapan administrasi sekolah atau pendidikan.
B. Kritik dan
Saran
Saya sebagai
penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna, kedepannya kami
akan lebih fokus dan detail dalam menjelaskan tentang makalah di atas dengan
sumber-sumber yang lebih banyak yang dapat dipertanggung jawabkan. Kami sangat
menerima saran dan kritikan dari pembaca untuk membuat makalah ini lebih baik
lagi.
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, dkk. 2008. ManajemenPendidikan.
Yogyakarta:Aditya Media.
Asnawir. 2005. Administrasi
Pendidikan. Padang: IAIN Press.
Danim, Sudarwan dan Yunan Danim. 2011. Administrasi Sekolah dan
Manajemen Kelas. Bandung: Pustaka Setia.
Daryanto. 2011. Administrasi Pendidikan. Jakarta: Rineka
Cipta.
Gunawan, Ary H. 2002. Administrasi Sekolah (Administrasi
Pendidikan Mikro). Jakarta : PT rineka
Cipta.
Mulayasa. 2010. Administrasi Pendidikan. Bandung: PT Rineka
Cipta.
Nawawi, Hadari. 2009. Administrasi Pendidikan.
Jakarta: Gunung Agung.
Lantip Diat Prasojo, Pengembangan
Tata Usaha Berbasis Berbasis Teknologi Informasi, http://staff.uny.ac.id.
Herabudin. 2009. Administrasi & Supervisi Pendidikan. Bandung
: CV PUSTAKA SETIA.
Purwanto, Ngalim. 2009. Administrasi dan Supervisi Pendidikan.
Bandung : PT Remaja Rosdakarya.
Sabri, Ahmad. 2000. Administrasi
Pendidikan. Padang: IAIN IB Press.
Syafiie, Inu Kencana. 2006. Ilmu Administrasi Publik. Jakarta: Rineka
Cipta.
Suryosubroto, B. 2010. Manajemen Pendidikan di Sekolah. Jakarta:
PT Rineka Cipta.
[2] Herabudin, Administrasi & Supervisi Pendidikan,
(Bandung : CV PUSTAKA SETIA, 2009), hlm. 17
[3] Lantip Diat Prasojo, Pengembangan Tata Usaha
Berbasis Berbasis Teknologi Informasi, http://staff.uny.ac.id.
[4] Ary H. Gunawan, Administrasi Sekolah (Administrasi Pendidikan Mikro), (Jakarta PT rineka Cipta, 2002), hlm. 170.
[6]
Ngalim Purwanto, Administrasi dan Supervisi
Pendidikan, (Bandung : PT Remaja Rosdakarya, 2009), hlm. 10
[7] Ngalim Purwanto, Op.Cit., hlm.10
[8] Asnawir, Administrasi
Pendidikan, (Padang: IAIN Press, 2005), hlm. 41-42.
[9]
Ibid., hlm. 43
[10] Ibid., hlm. 43
[11] Lantip Diat Prasojo, Pengembangan Tata Usaha Berbasis Berbasis
Teknologi Informasi, http://staff.uny.ac.id.
[12] Ary H. Gunawan, Op.Cit., hlm. 171
[13]
Ibid., hlm. 172
[14]
Ibid., hlm. 173
[16] Sudarwan Danim
dan Yunan Danim, Administrasi Sekolah dan Manajemen Kelas, ( Bandung:
Pustaka Setia, 2011), hlm. 53-56
[17]
Ibid., hlm. 56-58
[18] Ibid., hlm. 59
[19] Mulayasa, Administrasi
Pendidikan, (Bandung: PT Rineka Cipta, 2010), hlm. 25.
[20] Ngalim
Purwanto, Administrasi dan Supervisi Pendidikan, (Bandung: PT Remaja
Rosdakarya, 2009), hlm. 15-16.
[21] Hadari Nawawi,
Administrasi Pendidikan, (Jakarta: Gunung Agung, 2009), hlm. 22
[22] Daryanto, Administrasi
Pendidikan, (Jakarta: Rineka Cipta, 2011), hlm. 24-28
[23] Ahmad Sabri, Administrasi
Pendidikan, (Padang: IAIN IB Press, 2000), hlm. 8
[24] Ibid., hlm. 9
[25] B. Suryosubroto, Manajemen Pendidikan di Sekolah,
(Jakarta: PT Rineka Cipta, 2010), hlm. 104
[26] Ibid., hlm.
105-107
[27] Ibid., hlm.
108-109
[28] Ibid., hlm. 110
[29] Ary H. Gunawan, Op.Cit., hlm. 173.