Search This Blog

Saturday, April 4, 2020

MAKALAH ADMINISTRASI PENDIDIKAN tentang Administrasi Tata Laksana atau Tata Usaha


MAKALAH

ADMINISTRASI PENDIDIKAN

Tentang

Administrasi Tata Laksana (Tata Usaha)







Disusun oleh:



MUHAMMAD IMAM ASHARI RAMBE

1614040023





Dosen Pembimbing :

Dra. Nini

  





JURUSAN TADRIS MATEMATIKA A

FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS  ISLAM NEGERI (UIN)

IMAM BONJOL PADANG
1439 H/2018 M

BAB I
PENDAHULUAN
A.    Latar Belakang
Administrasi pendidikan mencakup semua kegiatan yang lazim disebut dengan penataan, pengaturan, dan pengelolaan pendidikan. Selanjutnya, administrasi pendidikan mencakup banyak kegiatan yang diklasifikasikan sesuai dengan bagiannya dan satu diantaranya adalah mengenai tata laksana pendidikan. Tata laksana pendidikan sering disebut dengan administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun(menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Maka dari itu tata laksana bukan hanya meliputi surat-menyurat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi berwujud warkat.
Selain itu, tata usaha  hanya dijadikan sebagai tempat kerja tambahan dalam badan usaha terutama pada pendidikan. Sebaliknya, tata usaha adalah proses dalam melaksanakan salah satu fungsi dalam kegiatan-kegiatan pendidikan dengan menyediakan informasi penting dan diperlukan menjadikan tata usaha bagian yang tak terpisahkan dalam setiap pekerjaan operatif apapun. Dengan adanya tata usaha akan membantu dalam membuat keputusan dan tindakan yang tepat dan sekaligus sebagai perantara lembaga pendidikan dengan masyarakat dengan menyediakan dan melayani informasi-informasi yang berkaitan dengan pendidikan.
Maka dari itu, pemakalah akan membahas lebih lanjut, tentang Administrasi Tata Laksana Pendidikan yang terkandung didalamnya pengertian, ruang lingkup, fungsi, tujuan, dan perannya.

B.     Rumusan Masalah
1.      Apa itu administrasi tata laksana/tata usaha ?
2.      Apa saja ruang lingkup administrasi tata laksana/tata usaha ?
3.      Apa saja fungsi administrasi tata laksana/tata usaha ?
4.      Apa saja tujuan administrasi tata laksana pendidikan ?
5.      Apa saja peran administrasi tata laksana/tata usaha ?
6.      Apa saja standar kompetensi administrasi tata laksana/tata usaha ?
7.      Bagaimana jenis-jenis pelaksanaan administrasi tata laksana/tata usaha ?
8.      Bagaimana contoh kegiatan pelaksanaan administrasi tata laksana/tata usaha ?
C.    Tujuan
1.      Mengetahui apa itu administrasi tata laksana/tata usaha.
2.      Mengetahui apa saja ruang lingkup administrasi tata laksana/tata usaha.
3.      Mengetahui apa saja tujuan administrasi tata laksana pendidikan.
4.      Mengetahui apa saja fungsi administrasi tata laksana/tata usaha.
5.      Mengetahui apa saja peran administrasi tata laksana/tata usaha.
6.      Mengetahui apa saja standar kompetensi administrasi tata laksana/tata usaha.
7.      Mengetahui bagaimana jenis-jenis dan kegiatan pelaksanaan administrasi tata laksana/tata usaha.
8.      Mengetahui bagaimana contoh kegiatan pelaksanaan administrasi tata laksana/tata usaha.

 
 BAB II
PEMBAHASAN
ADMINISTRASI TATA LAKSANA
A.    Pengertian Administrasi Tata Laksana
Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha. Ditinjau dari asal kata tata usaha memiliki dua kata  yaitu “ tata” dan “ usaha” .Tata adalah suatu peraturan yang harus diataati, dan usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. [1]Menurut asal katanya, administrasi adalah  berasal dari bahasa latin (Yunani) terdiri atas Ad yang berarti kepada, Ministrare yang berarti melayani, membantu, dan memenuhi. Dari perkataan tersebut terbentuk kata benda Administratio dan kata sifat Administrativus yang kemudian dalam Bahasa Inggris disebut dengan Administration. Kata tersebut selanjutnya diterjemahkan dalam Bahasa Indonesia menjadi Administrasi. Secara bebas dapat diartikan bahwa administrasi itu merupakan pelayanan atau pengabdian terhadap subjek tertentu. Di Indonesia selain dikenal dengan istilah Administrasi yang berasal dari Bahasa Inggris dikenal juga dengan istilah Administratie yang berasal dari Bahasa Belanda.[2] Sedangkan Tata Usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi (The Liang Gie, 1998).[3]
Administrasi tata laksana/tata usaha sekolah/pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan/diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh, serta membina kegiatan-kegiatan yang bersifat tulis menulis (clericalwork) di sekolah, agar PBM semakin efektif dan efisien untuk membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Administrasi tata laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat, menyimpan, menggandakan, menghimpun, mengolah, dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat yang pada hakikatnya nya menunjang seluruh garapan administrasi sekolah atau pendidikan.[4]
Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The Liang Gie ( 2000 : 60) pekerjaan kantor atau tata lakana inii pekerjaannya menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari.
Tata usaha adalah kegiatan yang dilakukan meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infra struktur sekolah, keuangan bekerja di labotarium, perpustakaan dan hubungan masyarakat. Sedangkan menurut Moch. Rifai (1987:51) administrasi tata usaha adalah salah satu kegiatan administrasi pendidikan sekolah. Dalam bahasa inggris istilah tata usaha disebut dengan “clerical work office management or recording and report system, yang mengandung pengertian yaitu kegiatan administrasi pendidikan yang mengelola pencatatan, pengumpulan, penyimpanan data, dan dokumen, yang dapat di pergunakan untuk membentuk pimpina dalam pengambilan keputusan, urusan surat-menyurat, serta laporan mengenai kegiatan sekolah tersebut. [5]

B.     Ruang Lingkup Administrasi Tata Laksana/Tata Usaha
Pada hakikatnya, administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan. Surat memegang peranan penting dalam organisasi sekolah karena ternyata tidak hanya befungsi sebagai alat tata usaha, melainkan juga berfungsi sebagai alat dan buku komunikasi/informasi. Adapun jenis surat anatara lain:
1.      Surat Dinas
Pada dasarnya membuat surat sama dengan mengarang karenanya maka semua ketentuan mengenai karangan dan komposisinya berlaku untuk surat. Ketentuan-ketentuan itu antara lain :
a.      Penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar harus dilakukan.
b.      Gaya bahasa dalam surat hendaknya sederhana, tegas and menarik.
c.       Sejauh mungkin dikurangi penggunaan kata asing, kecuali yang memang belum ada pada namanya dalam bahasa Indonesia.
2.      Nota dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan antarpejabat atau unit organisasi di lingkungan intern departemen yang sifatnya meminta penjelasan dan keputusan.
Tata Usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi (The Liang Gie, 1998). Berdasarkan definisi tersebut, maka TU menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud enam pola perbuatan, yaitu:
Menghimpun               :  yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan jika diperlukan.
Mencatat                     :      yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis-mulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula menyimpan keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya ”pencatatan” pada pita rekaman.
Mengolah                    : yaitu bermacam-macam kegiatan menyajikan keteranganketerangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
Mengganda                 :      yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
Mengirim                    :      yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
Menyimpan                 :      yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
Hal atau sasaran yang terkait dengan enam pola sebagaimana tersebut di atas merupakan informasi. Informasi adalah pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh melalui pembacaan dan pengamatan. Informasi ini yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka pengambilan keputusan. Enam pola kegiatan tersebut merupakan isi dan ruang lingkup TU.[6]
Menurut Ngalim Purwanto, administrasi tata laksana sekolah meliputi :
1)      Organisasi dan struktur pegawai tata usaha.
2)      Otorosasi dan anggaran belanja keuangan sekolah.
3)      Masalah kepegawaian dan kesejahteraan personel sekolah.
4)      Masalah perlengkapan dan perbekalan.
5)      Keuangan dan pembukuannya.
6)      Korespondensi/surat-menyurat.
7)      Laporan-laporan (bulanan, kuartalan, dan tahunan).
8)      Masalah pengangkatan, pemindahan, penempatan, dan pemberhentian pegawai.
9)      Pengisian buku pokok, klapper, rapor, dan sebagainya.[7]

C.    Fungsi Administrasi Tata Laksana/Tata Usaha
Adapun yang menjadi fungsi tata usaha adalah (1) menghimpun yaitu mengusahakan data atau keterangan yang diperlukan, (2) mencatat, berupa kegiatan membubuhkan segala sesuatu yang berkaitan dengan data atau surat menyurat yang ada dalam suatu lembaga, (3) mengolah, berupa kegiayan menyelesaikan  dan menganalisa serta mengerjakan keterangan, data atau informasi yang diperlukan oleh lembaga atau organisasi, (4) menggandakan, berupa kegiatan memperbanyak bahan-bahan yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan, (5) mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan segala sesuatu kepada alamat melalui berbagai cara, dan (6) menyimpan yaitu kegiatan meletakkan/menaruh, segala sesuatu agar terjaga keutuhan dan kelestrian data/informasi atau surat-menyurat yang ada.[8]
Staf tata laksana memiliki fungsi yang sangat esensial. G. Terry (1982) mengemukakan kegiatan staf tata laksana, yaitu: mengetik, menghitung,  memeriksa, menyimpan, menelepon, menggandakan, mengirim surat dan lain-lain. Mill dan Standingford (1982) menyebutkan delapan kegiatan staf tata laksana yaitu menulis surat, membaca, menyalin (menggandakan), menghitung, memeriksa, memilah atau menggolongkan atau menyatukan, menyimpan dan menyusun indeks, dan melakukan komunikasi secara lisan dan tertulis. Senada dengan ini, The Lian Gie berpendapat, bahwa tenaga tata laksana memiliki tiga peranan pokok, yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi, menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Di lingkungan sekolah, staf tata laksana bersifat multifungsi. Mereka dituntut mampu menjalankan roda sekolah. staf tata laksana sekolah harus mampu memberikan dukungan secara efektif dan efisien, terutama berkaitan dengan tugas mereka sebagai: pelaksana urusan persuratan dan pengarsipan (kesekretariatan), pelaksana urusan kepegawaian (guru dan tenaga kependidikan lainnya), pelaksana urusan keuangan atau pembiayaan sekolah, pelaksana urusan kurikulum dan pembelajaran, pelaksana urusan kesiswaan, pelaksana urusan sarana dan prasarana, pelaksana urusan hubungan sekolah dengan masyarakat, dan pelaksana tugas lainnya,
Secara operasional tata laksana sekolah berfungsi membantu administrator atau kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan administrasi (urusan surat menyurat, ketatausahaan) sekolah yang berkaitan dengan pembelajaran, kepegawaian baik pendidik maupun tenaga kependidikan sekolah, mengelola keuangan sekolah, mengelola perlengkapan atau logistik sekolah, mengelola kesekretariatan dan kesiswaan, mengantarkan surat ke luar, memelihara dan memperbaiki fasilitas sekolah berupa bangunan, kelistrikan, dan peralatan praktik dan lain-lain. Jika semua ini dapat berjalan baik, upaya memenuhi standar layanan kependidikan pada umumnya dan standar layanan sekolah sesungguhnya merupakan bagian dari delapan standar nasional pendidikan yaitu standar isi, standar proses, standar kompetensi lulusan, standar pendidik dan tenaga kependidikan, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, dan standar penilaian pendidikan.[9]
Kinerja staf tata laksana dapat dikatakan baik jika mampu memenuhi standar pelayanan prima. Husaini Usman (2008) mengemukakan bahwa PELAYANAN PRIMA merupakan singkatan dari:
P          = Pantas: tepat janji dalam mutu, biaya dan waktunya.
E          = Empat: memahami kebutuhan konsumen.
L          = Langsung: responsif, segera dikerjakan dan tidak berbelit-belit.
A         = Akurat : tepat atau teliti, reliabel.
Y         = Yakin: kredibilitas, dapat dipercaya.
A         = Aman: risiko kecil, keraguan kecil.
N         = Nyaman: menyenangkan dan memuaskan.
A         = Alat: lengkap dan modern.
N         = Nyata: penampilan sarana dan prasarana, personalia.
P          = Perkataan: sopan santun, bersahabat, mudah berkomunikasi, mudah dipahami, konsisten dengan tidakan.
R         = Rahasia: kerahasiaan pelayanan terjamin.
I           = Informasi (penyuluhan, jelas, mudah didengar, dan dipahami, objektif, valid, reliabel, komprehensif, lengkap, dan mutakhir.
M         = Mudah: kesediaan melayani, mudah dihubungi, mudah ditemui, mudah disuruh.
A         = Ahli: dikerjakan oleh orang yang benar-benar kompeten.[10]
Adapun fungsi Administrasi Tata Laksana secara umum adalah sebagai berikut :
1.      Melayani pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.
2.      Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan oraganisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3.      Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber ingatan.[11]

D.    Tujuan Administrasi Tata Laksana/Tata Usaha
Secara singkat tujuan administrasi tata laksana terhadap garapan-garapan administrasi sekolah atau pendidikan adalah sebagai berikut :[12]
1.      Terhadap administrasi peserta didik/siswa
Sejak dari kegiatan penerimaan siswa baru, mengisi buku induk dan buku klaper, penataan siswa dalam kelas, sampai siswa eksit dari sekolah, semuanya banyak dilakukan kegiatan tulis-menulis yang melancarkan seluruh kegiatan administrasi siswa.
2.      Terhadap administrasi personel
Tidak banyak berbeda dengan kegiatan administrasi, siswa, maka sejak pendaftaran/penerimaan pegawai baru, lamaran, pengumpulan berkas-berkas administratif, pengusulan kenaikan pangkat/jabatan, sampai pensiunan, dan sebagainya, maka bantuan/tunjangan kegiatan tatalaksana sangat besar demi kelancaran administrasi.
3.      Terhadap administrasi kurikulum
Seperti pembuatan Satuan Pelajaran (SATPEL) merupakan tugas guru sepenuhnya, tetapi penulisan dan penggandaan nya adalah termasuk kegiatan tatalaksana (tulis menulis). Juga tugas evaluasi adalah tugas guru, tetapi pengisiannya ke dalam legger dan rapor adalah tugas tulis-menulis yang bisa dilakukan oleh guru sendiri, tapi dapat diserahkan kepada tata usaha, dan sebagainya.
4.      Terhadap administrasi sarana/prasarana
Tugas-tugas perencanaan pengadaan, prakualifikasi, pengadaan, penyimpanan, dan seterusnya sampai penghapusan adalah tugas administrasi sarana yang kegiatan-kegiatan pada umumnya lebih banyak ditekankan pada kegiatan tatalaksana, seperti inventarisasi, penyaluran, pemeliharaan, rehabilitasi, dan seterusnya.
5.      Terhadap administrasi anggaran/biaya
Pembuatan rencana anggaran (budgeting), pembukuan (accounting), serta pengisian buku kas, mempertanggungjawabkannya, sampai membuat laporan pertanggungjawaban anggaran/biaya pendidikan adalah pekerjaan bendaharawan, juru bayar serta pembantu-pembantunya, tetapi pengetikan daftar gaji, laporan, dan sebagainya adalah kegiatan tulis-menulis.[13]
6.      Terhadap administrasi tatalaksana/tata usaha sendiri
Sudah jelas bahwa segala kegiatan administrasi tata laksana merupakan kegiatan tulis-menulis (clericalwork), seperti telah diutarakan dimuka tentang kegiatan-kegiatan menerima surat, mengagenda, memproses, menggandakan, mengarsip, sampai mengirim surat keluar, dan sebagainya seluruhnya merupakan pekerjaan tulis-menulis juga. (termasuk pengetikan manual/elektris /komputer).
7.      Terhadap administrasi organisasi
Kegiatan pengorganisasian struktural dan tata jenjang memang erat hubungannya dengan tugas-tugas pembuat kebijakan, namun semuanya itu jelas tidak lepas dari kegiatan kegiatan tulis-menulis, seperti menggambarkan struktur organisasi di tingkat sekolah, regional sampaian nasional. Demikian juga organisasi tata jenjang pendidikan sebagai alat pelaksana kebijakan pendidikan, disebarkan dengan jasa tatalaksana (tulis-menulis) dan seterusnya.
8.      Terhadap administrasi hubungan sekolah dengan masyarakat (Husemas)
Pembuatan program, pelaksanaan program sampai evaluasi program Husemas serta tindak lanjutnya (follow up) merupakan tugas administrasi husemas, namun penjabaran kegiatan-kegiatan yang tak dapat dilepas dari kegiatan kegiatan tulis-menulis, seperti penulisan program, pembuatan dan pengiriman surat-surat, pembuatan surat izin, dan sebagainya.
9.      Terhadap supervisi pendidikan
Tidak hanya terhadap ke-8 bidang garapan saja tetapi kepada kegiatan supervisi pendidikan pun selalu mendapat tunjangan yang tidak sedikit dari kegiatan tatalaksana. Tiada kegiatan yang tampak ditulis atau diketik, diproses, digandakan, dikirim, dan sebagainya. Juga pembuatan format format supervisi undangan rapat pengetikan dan penempelan pengumuman instruksi dan sebagainya. [14]

E.     Peranan Administrasi Tata Laksana/Tata Usaha
Peranan tata usaha dalam organisasi sangat penting baik tingkat nasional maupun lokal. Tata usaha sangat diperlukan oleh organisasi dalam rangka mencapai tujuan yang ditargetkan organisasi. Pengembangan kemampuan TU perlu ditingkatkan dan disesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi. Administrasi tata laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat, menyimpan, menggandakan, menghimpun, mengolah, dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat yang pada hakikatnya nya menunjang seluruh garapan administrasi sekolah atau pendidikan. Peranan administrasi tata laksana/tata usaha antara lain :
a.      Membantu pelaksanaan pekerjaan pokok dalam setiap organisasi.
b.      Menyediakan keterangan untuk memimpin.
c.       Melancarkan perkembangan organisasi.[15]


F.     Standar Kompetensi Administrasi Tata Laksana/Tata Usaha
Staf tata laksana harus memiliki kompetensi tertentu. Keberadaan staf tata laksana sekolah lazimnya disebut tata usaha sekolah sangat dipentingkan dalam kerangka mendukung proses pembelajaran. Tugas-tugas dan fungsi  staf tata laksana sekolah di jenjang pendidikan dasar dan menengah idealnya tidak boleh dilakukan oleh guru SD, SMP, dan SMA, atau sederajat. Pekerjaannya bersifat administratif yang tunduk pada aturan yang  bersifat khusus, merupakan pekerjaan pelayanan atau kelancaran proses pembelajaran. Mereka memerlukan kemampuan dan keterampilan yang berbeda dengan kompetensi yang disyaratkan untuk pendidik.
Seperti dikemukakan oleh Wukir Ragil (2008), sesuai aturan kepegawaian, tugas staf tata laksana sekolah pada jenjang pendidikan dasar dan menengah tidak boleh dirangkap oleh tenaga fungsional yang lain. Keberadaan staf tata usaha merupakan bagian integral dari subsistem lain. Subsistem tersebut, antara lain meliputi siswa, guru, administrator atau kepala sekolah, laboran, pustakawan, instruktur, bendahara sekolah, penjaga sekolah, dan lain-lain. Subsistem ini tidak berada pada konteks yang kosong karena mereka, baik bersama-sama maupun individual, mendayagunakan buku pelajaran, kurikulum, masyarakat, kebijakan pemerintah, aturan/tata tertib sekolah, dan lain-lain.[16]
Seluruh subsistem tersebut sangant berperan dan saling memengaruhi sehingga proses yang telah pembelajaran dapat berlangsung sesuai dengan rencana yang telah disusun. Atas dasar itu, diharapkan tujuan pendidikan dan pembelajaran dapat dicapai dan dampaknya bisa dirasakan.
Karena keberadaan staf tata usaha juga sangat penting dalam mencapai tujuan pendidikan, telah ditetapkan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No. 24 Tahun 2008 Tanggal 11 Juni 2008 tentang Standar Staf Administrasi Sekolah. penentuan standar ini wajib dipenuhiagar dapat mengimbangi pelayanan yang dilakukan oleh kepala sekolah, guru, dan staf lainnya bagi terselenggaranya proses pendidikan dan pembelajaran. Di samping itu, yang tidak kalah penting adalah prinsip fokus pada penyelarasan kewenangan dan tanggung jawab sebagai kunci peningkatan kinerja. Tenaga administrasi sekolah di samping memenuhi standar kualifikasi, juga diperlukan kompetensi untuk mengimbangi kualifikasi dan kompetensi yang dimiliki oleh guru dan tenaga kependidikan lainnya.
Standar kualifikasi yang harus dipenuhi meliputi kualifikasi pendidikan dan sertifikat kepala staf tata laksana sekolah (khusus bagi kepala administrasi staf tata laksana sekolah) yang masing-masing berbeda untuk setiap jenjang pendidikan. staf tata usaha paling rendah berpendidikan SMP yaitu bagi tenaga atau petugas layanan khusus seperti tukang kebun, penjaga sekolah, tenaga kebersihan, pengemudi, dan pesuruh. Standar kompetensi dimaksud meliputi kepribadian, sosial, teknis, dan manajerial (khusus untuk kepala staf tata laksan sekolah).   Sesuai dengan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No. 24 Tahun 2008 tentang Standar Staf Administrasi Sekolah, kompetensi yang harus dipenuhi oleh staf tata usaha atau staf administrasi sekolah disajikan sebagai berikut.
1.      Kompetensi kepribadian, meliputi memiliki integritas dan akhlak mulia, etos kerja, pengendalian diri, percaya diri, fleksibilitas, ketelitian, kedisiplinan, kreatif dan inovatif, tanggung jawab.
2.      Kompetensi sosial, meliputi kemampuan bekerja dalam tim, pelayanan prima, kesadaran berorganisasi, berkomunikasi efektif, dan membangun hubungan kerja.
3.      Kompetensi teknis meliputi kemampuan melaksanakan administrasi kepegawaian, keuangan, sarana prasarana, hubungan sekolah dengan masyarakat, persuratan dan pengarsipan, administrasi kesiswaan, dministrasi kurikulum, administrasi layanan khusus, dan penerapan teknologi informasi dan komunikasi.
4.      Kompetensi manajerial (khusus bagi kepala staf tata laksana sekolah), meliputi kemampuan mendukung pengelolaan standar nasional pendidikan, menyusun program dan laporan kerja, mengorganisasikan staf, mengembangkan staf, mengambil keputusan, menciptakan iklim kerja yang kondusif, mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya, membina staf, mengelola konflik, dan menyusun laporan.[17]
Masing-masing kompetensi di atas perlu dijabarkan dalam subkompetensi yang lebih terperinci agar dapat dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi dalam setiap jenis dan jabatan administrasi sekolah/madrasah dalam menunjang proses pembelajaran. Sesuai dengan fungsi-fungsi manajemen, penjabaran kompetensi dalam sub-sub yang lebih terperinci ini menggambarkan pembagian tugas dan tanggung jawab sesuai dengan kemampuan dan tingkat wewenangnya, sehingga sesuai dengan jenis tugas dan tanggung jawab telah dibagi habis untuk dilaksanakan.
Peraturan Mendiknas 24 Tahun 2008 tersebut memberi kelonggaran kepada penyelenggara sekolah untuk menetapkan perangkapan jabatan apabila dikehendaki. Hal ini dimungkinkan karena keterbatasan sumber daya manusia pada setiap sekolah/madrasah. Selain itu, perangkapan itu dimungkinkan karena pertimbangan keterbatasan finansial.[18]

G.    Jenis-jenis Pelaksanaan Administrasi Tata Laksana/Tata Usaha
Berbagai ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan di sekolah. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya adalah: Administrasi tatalaksana sekolah meliputi:
a.         Organisasi dan srtuktur pegawai tata usaha
b.         Otorisasi dan anggaran belanja sekolah
c.         Kepegawaian dan kesejahteraan personil sekolah
d.         Perlengkapan dan perbelakalan
e.         Keuangan dan pembukuan
f.          Surat-menyurat/korespondensasi
g.         Masalah pengankatan, pemindahan, penempatan, dan pemberhentian pegawai.
h.         Pengisian buku pokok, klapper, rapor dan sebagainya.
Adapun administrasi disekolah antara lain:
1.      Administrasi guru dan pegawai sekolah meliputi:
a.       Pengankatan dan penenpatan tenaga guru-guru.
b.      Organisasi personil guru-guru.
c.       Kesejahteraan pegawai dan guru-guru.
d.      Rencana orientasi bagi tenaga guru yang baru.
e.       Kondite dan penilaian kemajuan guru.
f.        Inservice taraining dan Up-grading guru-guru.[19]
2.      Administrasi murid dan siswa meliputi:
a.       Organisasi dan perkumpulan murid/siswa.
b.      Masalah kesehatan dan kesejahteraan murid/siswa.
c.       Pengukuran dan penilaian kemajuan hasil belajar murid/siswa.
d.      Bimbingan dan penyuluhan bagi murid/siswa.[20]
3.      Supervisi pengajaran terdiri dari :
a.       Usaha membangkitkan dan meransang semangat guru-guru dan pegawai tata usaha dalam menjalankan tugasnya masing-masing dengan sebaik-bainya.
b.      Usah mengembangkan, mencari dan menggunakan metode-metode baru dalam mengajar dan belajar yang lebih baik.
c.       Mengusahakan dan mengembangkan kerjasama yang baik antar guru, murid dan pegawai tata usaha.
d.      Mengusahakan cara-cara menilai hasil-hasil pendidikan dan pengajaran.
e.       Usaha mempertinggi mutu dan pengalaman guru-guru.[21]
4.      Pelaksanaan dan pembinaan kurikulum:
a.       Mempedomani dan merealisasikan apa yang tercantum dalam kurikulum sekolah yang bersangkutan dalam usaha mencapai dasar-dasar dan tujuan pendidikan, pengajaran.
b.      Menyusun dan melaksanakan organisasi kurikulum beserta materi-materi, sumber-sumber, metode-metode pelaksanaanya, disesuaikan denagn pembaharuan pendidikan dan pengajaran serta kebutuhan masyarakat dilingkungan sekolah.
c.       Kurikulum bukanlah merupakan sesuatu yang harus diikuti dan diturut begitu saja dengan mutlak tanpa perubahan dan penyimpangan sedikitpun.
5.      Pendirian dan perencanaan bangunan sekolah:
a.       Cara memilih letak dan menentukan luas tanah yang dibutuhkan.
b.      Mengusahakan merencanakan dan menggunakan biaya pendirian gedung sekolah.
c.       Menentukan jumlah sekolah dan lus ruangan-ruangan kelas, kantor, gudang, asrama, lapangan olahraga, podium, kebun sekolah dan sebgainya.
d.      Cara-cara penggunaan gedung sekolah dan fasilitas-fasilitas lin secar produktif.
e.       Alat-alat perlengkapan sekolah dan alat-alat pengajaran yang dibutuhkan.[22]
Kegiatan administrasi pendidikan hendaknya didasarkan pada:
a.       Tujuan pendidikan dan perkembangan anak didik.
b.      Adanya koordinasi dalam semua usaha.
c.       Penggunaan waktu tenaga dan alat secara efektif dan efisien.
d.      Partisipasi yang luas dalam menentukan program.
e.       Pemindahan kekuasaan yang sesuai denagn tanggung jawab.
f.        Menghindarkan kelebihan fungsi. [23]
Menurut Sergiovanni dan Cerver (1975) ada empat tujuan administrasi antara lain:
a.       Efektivitas produksi
b.      Efisiensi
c.       Kemampuan menyesuaikan diri
d.      Kepuasan kerja
Tujuan dari administrasi itu sendiri adalah agar semua kegiatan itu mendukung tercapainya tujuan pendidikan. [24]

H.    Contoh Kegiatan Administrasi Tata Laksana/Tata Usaha
Beberapa kegiatan dari tata laksana sekolah atau ketatausahaan sekolah yang terpenting adalah :
1.      Surat dinas sekolah dan buku agenda
Semua surat-menyurat yang dilakukan dalam rangka kepentingan kehidupan dan realisasi program sekolah dapat kita sebut surat dinas. Baik surat masuk maupun keluar harus di investarisasikan dan didokumentasikan (dicatat) di sertai arsip-arsip nya. Pencatatan surat-surat biasa menggunakan buku agenda yang perlu dibedakan antara agenda surat masuk dan agenda surat keluar. Hal-hal yang perlu dicatat dalam agenda surat masuk ialah :[25]
b)      Nomor urut surat
c)      Tanggal terima
d)      Tanggal dan nomor surat yang diterima
e)      Pihak pengiriman atau instansi
f)       Pokok isi surat
g)      Keterangan
Dalam agenda surat keluar yang perlu dicatat ialah :
b)      Nomor urut surat keluar
c)      Tanggal surat keluar atau pengiriman
d)      Alamat surat atau kepada siapa
e)      Pokok isi surat
f)       Keterangan
Surat dinas perlu disimpan dengan baik (diarsipkan), cara penyimpanan dapat menggunakan map-map tertentu yang dibedakan atas pokok persoalannya, misalnya: map surat kepegawaian, map surat perlengkapan, map surat hubungan dengan masyarakat dan lain-lain.
2.      Buku ekspedisi
Guna buku ekspedisi ialah untuk pembuktian bahwa suatu surat yang dikirimkan sudah sampai kepada alamatnya atau orang (petugas) yang diserahi tanggung jawab. Yang perlu dicatat dalam buku ekspedisi adalah :
a.       Nomor surat
b.      Alamat yang dituju
c.       Tanggal penerimaan
d.      Tanda tangan dan nama terang penerima
3.      Buku catatan rapat sekolah (notulen)
Rapat sekolah yang biasa disebut rapat dewan guru atau rapat guru perlu dicatat baik prosesnya maupun hasil atau keputusan yang diambil. Keputusan rapat adalah landasan berpihak dalam melaksanakan segala sesuatu di sekolah itu. Berdasarkan materi yang dibicarakan dalam rapat sekolah, maka rapat itu mungkin disebut :
a.       Rapat kenaikan kelas
b.      Rapat kelulusan EBTA (ujian)
c.       Rapat penerimaan murid baru
d.      Rapat pembagian tugas mengajar dan sebagainya
Menurut sifatnya rapat itu mungkin bersifat rutin dan mungkin insidental. Pencatatan proses dan keputusan rapat menggunakan sebuah buku yang disebut buku notulen (buku catatan rapat).[26]
4.      Buku pengumuman
Buku pengumuman dimaksudkan untuk media penyampaian informasi (pemberitahuan) yang terutama ditujukan kepada para guru. Tentu saja informasi ini datangnya dari kepala sekolah. Adapun isi pengumuman bermacam-macam yang pada pokoknya selalu menyangkut masalah pembinaan sekolah. Pengumuman dapat bersifat instruksi. Buku pengumuman ini lebih tepat dibanding dengan papan pengumuman sebab setiap guru yang sudah membaca pengumuman tersebut diwajibkan membubuhkan tanda tangannya (sebagai tanda bahwa ia telah membacanya).
Lain halnya jika Pengumuman itu ditujukan kepada murid dapat digunakan papan pengumuman. Dalam hal ini buku pengumuman juga bisa dipakai tetapi seorang petugas sekolah harus ditunjuk untuk membacakannya di setiap kelas.
5.      Pemeliharaan gedung (bangunan sekolah)
Pada dasarnya tugas pemeliharaan gedung sekolah, dan lain-lain yang termasuk prasarana pendidikan adalah menjadi tanggung jawab kepala sekolah. Dalam pelaksanaannya kepala sekolah dapat mempercayakan kepada karyawan yang ditunjuk untuk memelihara, dalam arti menjaga dan mengawasi agar bangunan sekolah itu tetap terawat baik dan bersih, terhindar dari kerusakan kerusakan. Beberapa faktor bangunan yang penting untuk selalu diperiksa antara lain :
a.       Atap termasuk kerpus
b.      Saluran atau talang air
c.       Eternit
d.      Pintu dan jendela
e.       Keadaan lantai dan dinding termasuk cat
f.        Got saluran air
g.      Kamar mandi dan WC sekolah
Agar perawatan atau pemeliharaan itu intensif, maka perlu diadakan pemeriksaan bangunan secara rutin misalnya 4 bulan sekali. Disamping itu, juga harus ada pemeriksaan sewaktu-waktu secara insidental. Suatu kesalahan jika perbaikan bangunan sekolah itu dilaksanakan setelah keadaannya terlanjur parah. Dalam hubungannya dengan proses pendidikan perbaikan bangunan sekolah hendaknya dilaksanakan tanpa mengganggu jalannya pelajaran, kecuali jika perbaikan itu bersifat total. [27]


6.      Pemeliharaan halaman sekolah
Pengertian halaman sekolah dapat meliputi pagar sekolah, taman, tempat upacara sekolah, dan mungkin pula lapangan olahraga milik sekolah. Biasanya setiap sekolah mempunyai seorang atau 2 orang tukang kebun atau pesuruh yang juga berstatus sebagai pegawai negeri. Tenaga inilah yang mestinya diserahi tugas untuk pemeliharaan halaman sekolah itu, di samping tugas serabutan yang lain termasuk memelihara bangunan. Tentu saja tidak hanya dialah penanggung jawab pemeliharaan itu, melainkan seluruh warga sekolah (termasuk) guru harus ikut berpartisipasi dalam usaha pemeliharaan sekolah. Barangkali yang menjadi persoalan adalah sumber dana untuk pemeliharaan ini. Untuk itu maka sekolah perlu musyawarahkan nya dengan badan pembantu penyelenggara pendidikan (BP3).
7.      Pemeliharaan perlengkapan sekolah
Perlengkapan sekolah yang umumnya terdiri atas perabot, alat peraga, alat laboratorium, buku-buku perpustakaan, dan lain-lain perlu pemeliharaan atau perawatan agar selalu dapat berfungsi untuk membantu proses pendidikan. Karena itu seluruh perlengkapan tersebut perlu diperiksa baik secara periodik maupun insidental agar selalu dapat di ketahui tentang keadaannya. Apabila terjadi kerusakan kerusakan perlengkapan sekolah dilaporkan kepada kepala sekolah. Dengan demikian kepala sekolah dapat menentukan sikap untuk perbaikan atau mengusulkan perbaikan atau mungkin pula mengusulkan ganti rugi perlengkapan yang rusak tersebut kepada atasan yang berwenang.
8.      Kegiatan manajemen yang di dinding kan
Yang dimaksud dengan kegiatan ini ialah kegiatan pencatatan atau pendataan yang kemudian hasil pencatatan tersebut dipasang atau ditempel pada dinding bak dinding kelas maupun dinding kantor guru atau kantor tata usaha sekolah. Kegiatan semacam ini lebih dikenal dengan manajemen yang di dinding kan. Dibawah ini kami Kemukakan beberapa hal yang penting untuk di dinding kan yakni sebagai berikut
a.       Data murid untuk tahun ajaran yang berlaku
b.      Susunan pengurus OSIS periode tahun tertentu
c.       Daftar pengurus kelas
d.      Daftar kelompok tugas piket kelas
e.       Daftar kelompok belajar[28]
Jika dilihat dari kegiatan administrasi tatalaksana/tata usaha dapat dipandang secara kuantitatif dan secara kualitatif
-          Secara kuantitatif, kegiatannya dilihat dari banyak/luas atau sedikit/sempitnya volume pekerjaannya. Misalnya di TK/SD tidak ada pegawai TU secara khusus, semuanya menjadi tanggung jawab kepala sekolah dan guru-guru, sedangkan di SMTP, SMTA, dan perguruan tinggi pegawai  TU-nya semakin banyak dengan tugas yang semakin terperinci pula.
-          Secara kualitatif, tanpa memandang jenjang sekolahnya luas/sempitnya kegiatan TU dapat tergantung dari kreativitas para petugas nya. Misalnya menyediakan format-format, membuat bagan struktur program, poligon, statistik, kartu kendali, dan sebagainya.[29]



BAB III
PENUTUP
A.    Kesimpulan
Administrasi tata laksana/tata usaha sekolah/pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan/diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh, serta membina kegiatan-kegiatan yang bersifat tulis menulis (clericalwork) di sekolah, agar PBM semakin efektif dan efisien untuk membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Administrasi tata laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat, menyimpan, menggandakan, menghimpun, mengolah, dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat yang pada hakikatnya nya menunjang seluruh garapan administrasi sekolah atau pendidikan.

B.     Kritik dan Saran
Saya sebagai penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna, kedepannya kami akan lebih fokus dan detail dalam menjelaskan tentang makalah di atas dengan sumber-sumber yang lebih banyak yang dapat dipertanggung jawabkan. Kami sangat menerima saran dan kritikan dari pembaca untuk membuat makalah ini lebih baik lagi.



DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, dkk. 2008. ManajemenPendidikan. Yogyakarta:Aditya Media.
Asnawir. 2005.  Administrasi Pendidikan. Padang: IAIN Press.
Danim, Sudarwan dan Yunan Danim. 2011. Administrasi Sekolah dan Manajemen Kelas. Bandung: Pustaka Setia.
Daryanto. 2011. Administrasi Pendidikan. Jakarta: Rineka Cipta.
Gunawan, Ary H. 2002. Administrasi Sekolah (Administrasi Pendidikan Mikro). Jakarta : PT rineka Cipta.
Mulayasa. 2010. Administrasi Pendidikan. Bandung: PT Rineka Cipta.
Nawawi, Hadari. 2009.  Administrasi  Pendidikan. Jakarta:  Gunung Agung.
Lantip Diat Prasojo, Pengembangan Tata Usaha Berbasis Berbasis Teknologi Informasi, http://staff.uny.ac.id.
Herabudin. 2009. Administrasi & Supervisi Pendidikan. Bandung : CV PUSTAKA SETIA.
Purwanto, Ngalim. 2009. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Bandung : PT Remaja Rosdakarya.
Sabri, Ahmad. 2000.  Administrasi Pendidikan. Padang: IAIN IB Press.
Syafiie, Inu Kencana. 2006. Ilmu Administrasi Publik. Jakarta: Rineka Cipta.
Suryosubroto, B. 2010. Manajemen Pendidikan di Sekolah. Jakarta: PT Rineka Cipta.


[1] Arikunto, dkk, ManajemenPendidikan, (Yogyakarta: Aditya Media, 2008), hlm. 2
[2] Herabudin, Administrasi & Supervisi Pendidikan, (Bandung : CV PUSTAKA SETIA, 2009), hlm. 17
[3] Lantip Diat Prasojo, Pengembangan Tata Usaha Berbasis Berbasis Teknologi Informasi, http://staff.uny.ac.id.
[4] Ary H. Gunawan, Administrasi Sekolah (Administrasi Pendidikan Mikro), (Jakarta PT rineka Cipta, 2002), hlm. 170.
[5] Daryanto.  Administrasi Pendidikan. (Jakarta:Rineka Cita, 2011), hlm. 3-5
[6] Ngalim Purwanto, Administrasi dan Supervisi Pendidikan, (Bandung : PT Remaja Rosdakarya, 2009), hlm. 10

[7] Ngalim Purwanto, Op.Cit., hlm.10
[8] Asnawir, Administrasi Pendidikan, (Padang: IAIN Press, 2005), hlm. 41-42.
[9] Ibid., hlm. 43
[10] Ibid., hlm. 43
[11] Lantip Diat Prasojo, Pengembangan Tata Usaha Berbasis Berbasis Teknologi Informasi, http://staff.uny.ac.id.
[12] Ary H. Gunawan, Op.Cit., hlm. 171
[13] Ibid., hlm. 172
[14] Ibid., hlm. 173
[16] Sudarwan Danim dan Yunan Danim, Administrasi Sekolah dan Manajemen Kelas, ( Bandung: Pustaka Setia, 2011), hlm. 53-56
[17] Ibid., hlm. 56-58
[18]  Ibid., hlm. 59
[19] Mulayasa, Administrasi Pendidikan, (Bandung: PT Rineka Cipta, 2010), hlm. 25.
[20] Ngalim Purwanto, Administrasi dan Supervisi Pendidikan, (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2009), hlm. 15-16.
[21] Hadari Nawawi, Administrasi Pendidikan, (Jakarta: Gunung Agung, 2009), hlm. 22
[22] Daryanto, Administrasi Pendidikan, (Jakarta: Rineka Cipta, 2011), hlm. 24-28
[23] Ahmad Sabri, Administrasi Pendidikan, (Padang: IAIN IB Press, 2000), hlm. 8
[24] Ibid., hlm. 9
[25] B. Suryosubroto, Manajemen Pendidikan di Sekolah, (Jakarta: PT Rineka Cipta, 2010), hlm. 104
[26] Ibid., hlm. 105-107
[27] Ibid., hlm. 108-109
[28] Ibid., hlm. 110
[29] Ary H. Gunawan, Op.Cit., hlm. 173.

Entri yang Diunggulkan

Makalah Pengembangan Kurikulum tentang Evaluasi Kurikulum